Prozessoptimierung – Bestehendes verbessern, Wirkung steigern
Wir könnten den klassischen Ablauf einer Prozessoptimierung erläutern.
Mit vielen Schaubildern, Phasenmodellen und theoretischen Begriffen.
Könnten wir – tun wir aber nicht.
Denn unser Fokus liegt nicht auf Theorie, sondern auf echter Wirkung.
Dort, wo Prozesse schon existieren, helfen wir, sie strukturierter, effizienter und digitaler zu gestalten – und das messbar.
Der Fall: Optimierung der Besuchsdokumentation bei einem KiTa-Trägerverbund
Ein Trägerverbund mit mehreren Kindertageseinrichtungen trat an uns heran:
Die regelmäßig stattfindenden Einrichtungsbesuche sollten besser organisiert, klarer dokumentiert und digital unterstützt werden.
Ziel war ein nachvollziehbarer, transparenter Ablauf – für alle Beteiligten.
So sind wir vorgegangen
Der Vorteil bei einer Optimierung: Es gibt bereits einen Prozess. Unsere Aufgabe bestand darin, diesen zu hinterfragen, verschlanken und smarter aufzustellen.
In Gesprächen mit verschiedenen Verantwortlichen analysierten wir den bisherigen Ablauf – und verabschiedeten uns bewusst von vielen alten Bestandteilen.
Von Anfang an dachten wir mögliche Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale mit.
Ganz im Stil von „Einfach mal machen!“ setzten wir folgendes um:
Neue, klare Prozessbeschreibung erstellt
Schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht
Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten definiert
Zentrale Speicherorte festgelegt
Digital ausfüllbares Formular mit Unterschriftsfunktion entwickelt
Tablet-Schulungen für den Umgang mit dem Formular durchgeführt
Klare Kommunikationsstruktur für alle Beteiligten etabliert
Erfolgskontrolle nach sechs Monaten durchgeführt
Das Ergebnis
Zeitersparnis vor, während und nach den Besuchen – durch klare Abläufe und digitale Tools
Hohe Zufriedenheit bei allen Beteiligten – dank nachvollziehbarer Strukturen und einfacher Wiederauffindbarkeit
Messbare Wirkung, die Prozesse entlastet und Organisation erleichtert