Digitalisierung – effizient, nachvollziehbar & anwenderfreundlich
Wir könnten hier klassische Digitalisierungsphasen aufführen.
Mit Fachbegriffen, Prozesscharts und komplizierten Darstellungen.
Könnten wir – tun wir aber nicht.
Denn für uns zählt, was funktioniert: Lösungen, die den Alltag wirklich erleichtern. Einfach in der Anwendung, durchdacht in der Umsetzung – und sinnvoll verknüpft mit den bestehenden Prozessen.
Der Fall: Digitaler Bestattungsantrag für eine Friedhofsverwaltung
Eine Friedhofsverwaltung wandte sich an uns:
Ein bestehender Prozess zur Antragstellung war zu zeitaufwändig, zu papierlastig – und band unnötig viele Ressourcen. Ziel war es, den Ablauf zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.
So sind wir vorgegangen
Die Digitalisierung erfolgte – wie oft – begleitend zur Prozessoptimierung. Unser Fokus lag auf der ganzheitlichen Umstellung:
Überführung des analogen Prozesses in ein digitales Format
Erstellung eines interaktiven, ausfüllbaren Dokuments
Integration digitaler Unterschriftsfunktionen
Hilfestellungen durch intuitive Ausfüllanleitungen
Optimierung der internen und externen Abläufe, insbesondere der Schnittstellen
Sicherstellung der Nutzerfreundlichkeit
Schulungen für alle Anwender:innen
Definition klarer Ablagestrukturen und Speicherorte
Zusätzlich verknüpften wir das neue Dokument mit der Friedhofsgebührensatzung.
Dadurch wurden Leistungen, Preise und verfügbare Grabstätten transparent dargestellt – Angebote konnten direkt eingesehen, kommuniziert und beauftragt werden.
Das Ergebnis
Die neue Lösung wurde dokumentiert, Teil der Prozessoptimierung und in einer übersichtlichen Zusammenfassung an die Friedhofsverwaltung übergeben.
Ein Folgeangebot zur weiteren Prozessüberprüfung nach definierter Zeit liegt vor – denn Digitalisierung ist nie „fertig“, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
Der Erfolg? Messbar und spürbar.
Weniger Aufwand, mehr Zeit für Wesentliches
Kostenersparnis durch reduzierten Arbeitszeiteinsatz
Deutlich vereinfachte Abläufe dank klarer digitaler Strukturen
Moderne Außenwirkung, die Vertrauen schafft